Der Handelsregisterauszug als Fachbesuchernachweis auf Messen

Viele Messen, Ausstellungen und Veranstaltungen sind Fachbesuchern vorbehalten oder gewähren diesen besondere Konditionen. Ein Handelsregisterauszug ist eine zuverlässige Möglichkeit, sich entsprechend zu legitimieren.

Nicht ohne Nachweis

Egal, ob Süßwaren-, Wein- oder Buchmesse: Viele größere oder kleinere Warenmessen richten sich ausschließlich an Fachbesucher. Auch finden sich immer wieder ausstellungsähnliche Veranstaltungen, die eine Teilnahme von der Zugehörigkeit zu einer bestimmten Branche abhängig machen. Hintergrund ist, dass es bei solchen Ausstellungen in erster Linie um einen fachlichen Austausch zwischen den an Produktion, Handel, Forschung und Entwicklung beteiligten Personen und Unternehmen geht. Fachfremdes Publikum oder die Zulassung der breiten Öffentlichkeit würden die Effizienz derartiger Messen schwächen. Hauptzielgruppe der Aussteller sind also Facheinkäufer sowie alle Personen, die mit den auf der Messe vertretenen Produkten gewerblich handeln oder im jeweiligen Unternehmenszweig tätig sind. So geht es beispielsweise auf Süßwarenmessen um den Abschluss von Großhandelsverträgen und nicht um den Verkauf einzelner Schokoladentafeln. Insofern soll vermieden werden, dass durch die Zulassung der Öffentlichkeit der fachliche Austausch beziehungsweise die Verhandlungen mit potenziellen Kunden der Aussteller erschwert oder gar unmöglich gemacht werden.

Ein Handelsregisterauszug öffnet Türen

Um nun Zugang zu derartigen Ausstellungen oder Veranstaltung zu erhalten, wird ein besonderer personenbezogener Nachweis über die Rechtsstellung beziehungsweise über das berechtigte Interesse am jeweiligen Sachgebiet benötigt. Die Austeller verlangen einen sicheren und eindeutigen Beleg, dass die um Zugang ersuchende Firma mit Waren handelt, die auf der jeweiligen Messe ausgestellt werden, oder dass sie derartige Produkte herstellt. Mit einem Auszug aus dem Handelsregister lässt sich unkompliziert und zweifelsfrei darlegen, ob eine Person in einem bestimmen Bereich geschäftlich tätig ist. Aus den im Handelsregisterauszug enthaltenen Angaben zum Gegenstand des Unternehmens können Aussteller und deren Organisatoren zudem klar und eindeutig erkennen, ob eine Berechtigung vorliegt oder nicht. Missverständnisse oder Unklarheiten lassen sich so verhindern. Ein weiterer Vorteil der Legitimation mit Hilfe eines Auszugs aus dem Handelsregister ist die schnelle Verfügbarkeit. Bundesweit können flächendeckend für alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen amtliche Abdrucke bereitgestellt werden. Zeitaufwändige Bestätigungen von Gewerbeämtern oder anderen Stellen sind nicht erforderlich. Somit kann der Nachweis einer Fachbesuchereigenschaft unkompliziert und innerhalb kürzester Zeit geführt werden. Sollte sich also erst kurzfristig ergeben, dass bestimmte Aussteller einen entsprechenden Zugangsnachweis verlangen, kann rasch reagiert werden.

Auch als Vertreternachweis

Oftmals sollen Mitarbeiter eines Unternehmens die Firma auf einer Messe oder Veranstaltung vertreten, für die ein besonderer Fachbesuchernachweis gefordert wird. Um diese Mitarbeiter ordnungsgemäß und rechtswirksam zu beauftragen, ist die Ausstellung einer entsprechenden Vollmacht notwendig. Diese Vollmacht sollte auf Geschäftspapier ausgestellt und von dem im Handelsregister eingetragenen Inhaber, Geschäftsführer oder sonstigen Vertretungsbefugten des Unternehmens unterzeichnet sein. Zu dieser Vollmacht gehört dann natürlich der entsprechende Auszug aus dem Handelsregister, aus dem sich die Befugnis des Vollmachtgebers erkennen lässt. Auf diese Weise lassen sich Probleme bei der Fachbesucherzulassung im Vorfeld sicher vermeiden.