Handelsregisterauszug - richtig lesen und verstehen

Wenn es um Informationen im kaufmännischen Geschäftsleben geht, sind das Handelsregister und das von ihm abgeleitete Unternehmensregister die wichtigsten, allgemein zugänglichen Informationsquellen. Auf die Informationen, die im Handelsregister veröffentlicht sind, kann man sich verlassen. Folglich kommt einem Handelsregisterauszug bei allen geschäftlichen Vorgängen, bei denen es um die Legitimierung, die Einschätzung und den Abschluss von Geschäften unter Kaufleuten geht, eine große Bedeutung zu. Man spricht auch von der Publikations-, Beweis-, Kontroll- und Schutzfunktion des Handelsregisters. Umso interessanter ist es, welche Erkenntnisse aus dem Auszug tatsächlich gewonnen werden können.

Der Handelsregisterauszug - Chronik und Existenznachweis des Kaufmanns

Grundsätzlich ist jeder Kaufmann im Handelsregister eingetragen. In Abteilung A finden sich die Personengesellschaften, Einzelunternehmen und bestimmte Vereine. Kapitalgesellschaften hingegen werden in Abteilung B geführt. Auszüge aus dem Register enthalten also unter anderem Angaben zu folgenden Tatsachen: 1. Firma (Name, unter dem ein Kaufmann tätig wird) 2. Sitz und Geschäftsanschrift des Kaufmannes 3. Unternehmensgegenstand 4. Etwaigen Zweigniederlassungen 5. Informationen zu den vertretungsberechtigten Personen (Vorstand, Geschäftsführer, Prokurist, Inhaber, persönlich haftende Gesellschafter) und besondere Vertretungsbefugnisse 6. Rechtsform des Unternehmens 7. Grund- oder Stammkapital 8. Kommanditisten, Mitglieder 9. Speziellen Rechtsverhältnissen (etwa Unternehmens-Umwandlungen, Auflösung, Insolvenzverfahren) 10. Verschiedenen Dokumenten wie Gesellschafterlisten, Satzungen und ähnlichem.

Der Handelsregisterauszug in der geschäftlichen Praxis

Wenn beispielsweise eine kaufmännische Firma ein Firmen-Bankkonto eröffnen will, wird die betreffende Bank sich mit einem Auszug aus dem Handelsregister ein Bild von ihrem zukünftigen Geschäftspartner machen: Existiert die Firma überhaupt? Ist die Person, die in der Bank für ein Unternehmen auftritt, vertretungsberechtigt? Wie sieht es etwa bei einer GmbH mit dem Stammkapital aus? In Verbindung mit dem veröffentlichten Jahresabschluss der GmbH kann man zum Beispiel genau sehen, ob das Stammkapital ordnungsgemäß eingezahlt wurde oder nicht. Bei Personengesellschaften erfährt man aus dem Register, wer persönlich für Verbindlichkeiten aus der Unternehmenstätigkeit haftet. Der Handelsregisterauszug ist vergleichbar mit einem Personalausweis für Kaufleute und damit geeignet, eine erste Legitimation und Einschätzung unbekannter Geschäftspartner im kaufmännischen Rechtsverkehr vorzunehmen. Dabei ist nicht nur relevant, was im Handelsregister steht, sondern unter Umständen auch, was nicht eingetragen ist. Tritt zum Beispiel eine Person als Prokurist einer Firma auf und schließt im Namen der Firma einen langfristigen, teuren Leasingvertrag über eine Maschine ab, wird in diesem Fall die Leasingfirma einen Handelsregisterauszug anfordern. Sie darf davon ausgehen, dass der Prokurist, dessen Prokura ordnungsgemäß im Handelsregister eingetragen ist, den Vertrag abschließen darf. Beruft sich später der Geschäftsführer der Firma auf eine fehlende Vertretungsmacht und behauptet, er habe vor Monaten die Prokura entzogen, bringt dieses Argument den Vertrag nicht zu Fall. Die Leasingfirma durfte sich darauf verlassen, dass der Entzug der Prokura im Register ordnungsgemäß hätte eingetragen werden müssen. Grundsätzlich schützt damit ein sorgfältiges Studium des Handelsregisterauszuges nicht vor allen geschäftlichen Risiken im kaufmännischen Verkehr, aber doch vor einigen vermeidbaren, negativen Überraschungen.