In welchen Fällen benötige ich einen beglaubigten Handelsregisterauszug?
Welche Handelsregisterauszüge gibt es?
Seit 2007 wird das deutsche Handelsregister elektronisch geführt. Ein Handelsregisterauszug kann bequem und günstig im Internet bestellt werden. In den meisten Fällen ist dieser Handelsregisterauszug völlig ausreichend, er steht in 3 Varianten zur Verfügung: aktuell, chronologisch sowie historisch. Der aktuelle Ausdruck ist vor allem dann interessant, wenn Sie etwas über den aktuellen Status einer Unternehmung erfahren wollen. Der chronologische Handelsregisterauszug zeigt zusätzlich dazu alle Änderungen seit 2007 auf, der historische Handelsregisterauszug zeigt eine Kopie des handschriftlichen Registerblattes sowie aller Änderungen, die vor 2007 stattfanden. Welche Variante die richtige ist, muss von Fall zu Fall entschieden werden.
Welche Formen der Beglaubigung gibt es bei einem Handelsregisterauszug?
Für alle amtlichen Stellen, im internationalen Rechtsverkehr sowie für Änderungen in Bezug auf den Besitz und die Rechtsform einer Unternehmung ist es nötig, einen amtlichen Handelsregisterauszug, also eine beglaubigte Abschrift aus dem Handelsregister, anfertigen zu lassen.
Dieser Auszug ist zunächst nur amtlich beglaubigt; soll es ein notariell beglaubigter Handelsregisterauszug sein, so muss dieser amtliche Auszug im Anschluss einem Notar vorgelegt werden. Es gibt darüber hinaus die Möglichkeit, eine sogenannte Apostille, eine Urkunde zum internationalen Einsatz anfertigen zu lassen.
Der amtliche Handelsregisterauszug
Ein einfacher amtlicher Handelsregisterauszug ist meist ausreichend, wenn Sie einen Nachweis bei einer Behörde oder vor Gericht erbringen müssen. Auch Versicherungen verlangen bei der Regulierung größerer Schäden oder beim Abschluss umfangreicherer Verträge manchmal einen solchen amtlichen Handelsregisterauszug. Banken verlangen beim Abschluss eines Kreditvertrages mit einer Personengesellschaft ebenfalls häufig einen solchen amtlichen Handelsregisterauszug.
Diesen Handelsregisterauszug können Sie bei Ihrem örtlichen Amtsgericht erwerben. In manchen Städten übernehmen auch die Landgerichte diese Funktion. Ob es eine Antragsfrist gibt, hängt vom Bundesland und auch vom einzelnen Gericht ab. Informieren Sie sich am Besten bevor Sie das Gericht aufsuchen!
Bitte beachten Sie, dass ein solcher Ausdruck meist nicht am selben Tag angefertigt wird und nur per Post verschickt werden kann. Das Siegel auf der Urkunde darf nur von der Behörde aufgebracht werden und besitzt ausschließlich im Original Gültigkeit.
Der notariell beglaubigte Handelsregisterauszug
Möchten Sie eine Unternehmung an- oder abmelden, umziehen oder die Besitzverhältnisse einer Unternehmung ändern, so benötigen Sie eine notarielle Beglaubigung Ihres amtlichen Handelsregisterauszugs, welches diese Änderung widerspiegelt.
Ein solcher Handelsregisterauszug ist ein amtlicher Ausdruck, der zusätzlich von einem Notar beglaubigt wird. Hier entstehen Ihnen weitere Kosten und auch weitere Wartezeiten, meist von wenigen Tagen bis hin zu zwei Wochen.
Der Handelsregisterauszug für den internationalen Rechtsverkehr
Wenn Sie einen Handelsregisterauszug für den Einsatz im Ausland brauchen, beispielsweise um eine Niederlassung einer deutschen Unternehmung zu gründen, Besitzverhältnisse offen zu legen oder eine Steuererklärung im Ausland abzugeben, dann benötigen Sie einen speziellen Auszug, der im Zielland anerkannt wird.
Hier ist entscheidend, ob das Land, für das die Urkunde bestimmt ist, dem Haager Übereinkommen Nummer 12 zur Befreiung öffentlicher Urkunden von der diplomatischen Beglaubigung oder Legalisation beigetreten ist. In diesem Fall können Sie an Ihrem zuständigen Landgericht eine sogenannte Apostille Ihres amtlichen Handelsregisterauszugs beantragen. Diese Apostille wird grundsätzlich nur für das vorher zu nennende Zielland ausgestellt und kostest zwischen 15 und 40 Euro.
Sollten Sie einen Ausdruck für ein Land brauchen, das diesem Abkommen nicht beigetreten ist, dann gibt es kein einheitliches Vorgehen. Das Konsulat oder die Botschaft des Ziellandes wird Sie über das weitere Vorgehen beraten.