Die Offenlegungspflicht in Abgrenzung zur Veröffentlichungspflicht
Der Begriff der Veröffentlichung bezeichnet alle an die Öffentlichkeit gerichteten Auskünfte von Unternehmensinformationen. Im rechtlichen Sinne wird bei dieser zwischen der Offenlegungs- und Veröffentlichungspflicht unterschieden. Diese Pflichten basieren auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen und sind daher voneinander abzugrenzen. Während die Veröffentlichungspflicht dem allgemeinen Anliegen dient, einen sicheren, problemlosen Geschäftsverlauf zu ermöglichen, dient die Offenlegungspflicht der Publikation von rechnungslegungsbezogenen Informationen.
I Offenlegungspflicht
Unter der Offenlegungspflicht versteht man die Pflicht den Jahresabschluss, sowie weitere Unterlagen, wie Anhang und Lagebericht, zu veröffentlichen. Zur Aufstellung des Jahresabschlusses sind grundsätzlich alle Kaufleute verpflichtet, die nicht durch §241a des Handelsgesetzbuches von dieser Pflicht befreit wurden. Im Gegensatz dazu sind von der Offenlegungspflicht nicht alle Unternehmen betroffen.
Die Offenlegung dient vor allem Personen, die sich für die finanzielle Lage des Unternehmens interessieren. Zu ihnen gehören vor allem das Finanzamt, da der Jahresabschluss als Steuerbemessungsgrundlage dient, aber auch Anteilseigner, die sich über den ausschüttbaren Gewinn informieren möchten. Man spricht hierbei von der Zahlungsbemessungsfunktion des Jahresabschlusses. Zusätzlich wird dem Jahresabschluss eine Informationsfunktion zugeschrieben. So können Investoren den Jahresabschluss nutzen, um das Risiko einer Investition besser einschätzen zu können. Allerdings ist der Jahresabschluss auch für Geschäftspartner, Kunden und Mitarbeiter von Bedeutung, da diese die Zukunft des Unternehmens besser abschätzen können.
Offenlegungspflichtige Dokumente
Grundsätzlich müssen von der Offenlegungspflicht betroffene Unternehmen den Jahresabschluss und teilweise den Anhang und einen Lagebericht veröffentlichen. Der Jahresabschluss muss jährlich erstellt werden und setzt sich aus der Jahresbilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zusammen.
Der Anhang erläutert verschiedene Posten der Bilanz und der GuV im Detail. Er ist vor allem dann hilfreich, wenn es darum geht verschiedene Verhältnisse nachzuvollziehen, die nicht aus der Bilanz und der GuV ersichtlich sind, wie beispielsweise Haftungsverhältnisse.
Beim Lagebericht, handelt es sich im Gegensatz zum Jahresabschluss und Anhang, um eine zukunftsorientierte Prognose der Geschäftsentwicklung. Diese Prognose berichtet beispielsweise über neue Forschungsinvestitionen oder den Kauf neuer Grundstücke.
Die Offenlegung der Dokumente muss unverzüglich nach Vorlage des Jahresabschlusses an die Gesellschafter erfolgen, spätestens allerdings 12 Monate nach Ende des Geschäftsjahres. Für Kapitalgesellschaften gilt die verkürzte Frist von 4 Monaten.
Die Offenlegung geschieht heutzutage nicht mehr beim Handelsregister, sondern beim Bundesanzeiger, der heutzutage nur noch elektronisch betrieben wird. Künftig werden die Dokumente zusätzlich beim Unternehmensregister hinterlegt.
Wer muss offenlegen?
Grundsätzlich gilt nur für Kapitalgesellschaften die Offenlegungspflicht gemäß §§ 325- 329 des Handelsgesetzbuches. Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person haftender Gesellschafter ist, werden jedoch gemäß der Offenlegungsvorschriften wie Kapitalgesellschaften behandelt. Hierbei kann es sich beispielsweise um eine GmbH und Co. KG handeln. Einzelkaufleute und Personengesellschaften mit persönlich haftenden Gesellschaftern sind zwar verpflichtet einen Jahresabschluss zu erstellen, allerdings muss dieser grundsätzlich nicht veröffentlicht werden. Überschreiten sie jedoch jährlich zwei der drei folgenden Merkmale, sind sie nach dem Publizitätsgesetz verpflichtet den Jahresabschluss offenzulegen. Es handelt sich hierbei um eine Bilanzsumme, die höher als 65 Mio. Euro ist, Umsatzerlöse über 130 Mio. Euro und eine Anzahl von Mitarbeitern, die 5.000 übersteigt.
Kredit- und Finanzinstitute, sowie Versicherungsunternehmen sind unabhängig von ihrer Größe und Rechtsform zur Offenlegung verpflichtet.
Größenabhängige Erleichterung der Offenlegung bei Kapitalgesellschaften
Anhand der jährlichen Bilanzsumme, den Umsatzerlösen, sowie der durchschnittlichen Anzahl an Arbeitnehmern in der Gesellschaft unterscheidet das Handelsgesetzbuch Kapitalgesellschaften in kleinste Kapitalgesellschaften, kleine Kapitalgesellschaften, mittelgroße Kapitalgesellschaften und große Kapitalgesellschaften. Die genauen Schwellenwerte befinden sich in §267 des Handelsgesetzbuches. Auf Grundlage dieser Klassifikation erlaubt das Handelsgesetzbuch einige Erleichterungen bei der Offenlegung. So muss der Anhang bei kleinen Kapitalgesellschaften beispielsweise keine Angaben, die die Gewinn- und Verlustrechnung betreffen, enthalten. Zusätzlich bedarf es nur bei mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften der Prüfung des Jahresabschlusses und Lageberichts durch einen Wirtschaftsprüfer.
Weitere Vorschriften zur Erleichterung der Offenlegung finden sich in §326 und §327 des Handelsgesetzbuches.
Verstoß gegen die Offenlegungspflicht
Werden Dokumente nicht rechtzeitig oder unvollständig beim Bundesanzeiger eingereicht, so wird dieser Verstoß an das Bundesamt für Justiz weitergeleitet. Durch eine Verwarnung des Justizamtes werden die Unternehmen auf ein mögliches Ordnungsgeld hingewiesen, falls sie die Dokumente nicht binnen sechs Wochen nachreichen. Dieses Ordnungsgeld kann eine Höhe von 2.000 Euro bis zu 25.000 Euro haben. Der Betrag wird je nach Rechtsform und Unternehmensgröße angemessen gewählt.
II Veröffentlichungspflicht
Im Gegensatz zur Offenlegunspflicht, müssen Tatsachen, die unter die Veröffentlichungspflicht fallen, beim elektronischen Handelsregister eingetragen werden. Es handelt sich hier nicht um rechnungslegungsbezogene Dokumente, wie bei der Offenlegungspflicht, sondern mehr um informative Tatsachen, die den Ablauf des Geschäftshandels vereinfachen und beschleunigen sollen. Außer Freiberuflern und Gewerbetreibenden, die keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigen, sind alle Unternehmen und Kaufleute zur Eintragung in das zuständige Handelsregister verpflichtet.
Eintragungspflichtige Tatsachen
Bereits bei Gründung eines Unternehmens, besteht die Pflicht dieses ins zuständige Handelsregister einzutragen. Ferner handelt es sich unter anderem bei der Geschäftsführung, einem Wechsel des Firmensitzes, der Erteilung einer Prokura oder einer neuen Zweigniederlassung um eintragungspflichtige Tatsachen. Des weiteren fallen für verschiedene Rechtsformen besondere Eintragungspflichten an. Bei der OHG muss beispielsweise der Eintritt oder das Ausscheiden eines Gesellschafters eingetragen werden. Analog dazu ist der Eintritt bzw. das Ausscheiden eines Komplementären oder Kommanditisten einer KG eintragungspflichtig. Des weiteren müssen Veränderungen der Hafteinlagen der Kommanditisten veröffentlicht werden. Bei einer AG ist es unter anderem vorgeschrieben, dass Änderungen des Grundkapitals im Handelsregister eingetragen werden. Diese Pflicht wird bei GmbHs auf eine Änderung des Stammkapitals angewendet. Zusätzlich sind GmbHs verpflichtet bei der Gründung die Gesellschafterliste sowie den Gesellschaftsvertrag einzureichen. Bei einer Änderung des Gesellschaftsvertrags muss dieses unverzüglich eingetragen werden, sodass die Änderung wirksam wird.
III Weitere Bekanntmachungspflichten
Der Vollständigkeit halber muss neben der Offenlegungs- und der Veröffentlichungspflicht erwähnt werden, dass es noch andere Bekanntmachungspflichten gibt, die keiner der vorher genannten Pflichten zugeordnet werden können. Diese zusätzlichen Bekanntmachungspflichten betreffen meist Kapitalgesellschaften. Hierbei kann es sich beispielsweise um die Bekanntmachung einer künftigen Hauptversammlung einer AG und deren Tagesordnung handeln.