Was ist bei der Bevollmächtigung zur HR-Anmeldung zu beachten?

Das Handelsregister genießt öffentlichen Glauben. Alles, was dort eingetragen ist, wird als richtig vermutet. Gleiches gilt für einen Handelsregisterauszug. Eintragungen ins Register müssen deshalb notariell beurkundet werden. Die Beurkundung kann regelmäßig nur durch die vertretungsberechtigten Personen der Gesellschaft vorgenommen werden. Bei einer GmbH ist dies der Geschäftsführer. Hat eine GmbH mehrere Geschäftsführer, muss die Anmeldung durch sämtliche Geschäftsführer persönlich erfolgen. Eine Stellvertretung ist insoweit nur bedingt möglich.

Neueintragung einer Gesellschaft

Es ist zu unterscheiden, ob bei einer HR-Anmeldung die Neueintragung der Gesellschaft oder eine sonstige Eintragung erfolgt. Soll eine neu gegründete Gesellschaft eingetragen werden, ist eine Bevollmächtigung regelmäßig nicht möglich. Da der Geschäftsführer mit der Eintragung zugleich versichern muss, dass ihm das Stammkapital zur Verfügung steht und keine Umstände vorliegen, die seiner Eintragung als Geschäftsführer der Gesellschaft entgegenstehen (Verurteilung wegen Vermögensstraftaten), ist es unabdingbar, dass er diese Versicherung persönlich vornimmt. Würde ein Stellvertreter die Versicherung leisten, würde er eine höchstpersönliche Handlung vornehmen, bei der der persönlich verantwortliche Geschäftsführer im Hintergrund bliebe. Auch bestünde das Risiko, dass der Vertreter irrtümlich oder bewusst falsche Erklärungen abgibt, die dem Geschäftsführer zugerechnet würden. Ferner gibt das Gesetz vor, dass der vertretungsberechtigte Geschäftsführer zur Aufbewahrung bei Gericht seine Namensunterschrift persönlich leistet.

Anmeldung von Satzungsänderungen

Eine Bevollmächtigung kommt allenfalls dann in Betracht, wenn unpersönliche und nicht wesentliche Angaben zum Handelsregister angemeldet werden sollen. Typisches Beispiel ist die Verlegung des Sitzes der Gesellschaft. In diesem Fall wird beispielsweise eine Bevollmächtigung für zulässig erachtet (OLG Düsseldorf I-3WX 31/14). Allerdings ist auch hier vorauszusetzen, dass die Bevollmächtigung notariell beglaubigt und die Vorgaben des Gesellschaftsvertrages hinsichtlich der Allein- oder Gesamtvertretung des oder der Geschäftsführer beachtet werden. Insbesondere kann eine einzelne Vollmacht zugunsten eines Bevollmächtigten nicht zur Gesamtvertretung berechtigen, wenn zugleich noch ein weiterer Geschäftsführer vorhanden ist. Im Fall des OLG Düsseldorf wurden mehrere Person bevollmächtigt. Dabei wurde allerdings versäumt, klarzustellen, dass jeder Bevollmächtigte für sich allein einzelvertretungsberechtigt sein soll. In diesem Fall ging das Registergericht von einer Gesamtbevollmächtigung aus und wies die durch einen Bevollmächtigten allein beurkundete Sitzverlegung als unzureichend zurück. In diesem Fall hätte die Handelsregisteranmeldung von beiden Bevollmächtigten unterschrieben werden müssen. Die notarielle Beglaubigung der Vollmacht kann auch bei einem ausländischen Notar erfolgen. Je nach Land fordern die hiesigen Registergerichte jedoch eine Apostille oder eine Legalisation, in der die Bevollmächtigung nochmals ausdrücklich anerkannt wird. Um im Einzelfall festzustellen, welche Vertretungsverhältnisse für die Ausgestaltung einer Bevollmächtigung maßgebend sind, sollte ein Handelsregisterauszug beschafft werden. Eine Beurkundung ins Blaue hinein oder nach Maßgabe einer vielleicht uralten Satzung, verursacht unnötige Kosten und Zeitverlust.