Die richtigen Dokumente für die Informationsbeschaffung
Wer Informationen, oder eine Bonitätsauskunft über ein Unternehmen sucht, der wird schnell von einer Vielzahl von Informationen erschlagen. Von Pressemeldungen, bis hin zu komplexen Analysen gibt es ein breites Potpourri an zugänglichen Informationen. Dabei ist es gar nicht so schwer die wichtigen Informationen über ein Unternehmen anhand ein paar weniger Dokumente schnell und kostengünstig in die Hand zu bekommen. Folgende Abschnitte sollen näher erläutern wie das geht!
Der Handelsregisterauszug
Im Handelsregisterauszug finden sich die Informations-Basics, die man für seine weiteren Recherchen benötigt. Wer beispielsweise wissen möchte wo das Unternehmen seinen Sitz hat, welche Rechtsform eingetragen ist, welche Größe das Stammkapital hat, wer die verantwortlichen Personen sind, der sollte sich vorerst auf den Handelsregisterauszug konzentrieren. Er ist die praktische Grundlage für jede tiefgreifendere Recherche und immer öffentlich einsehbar. Gegen eine kleine Gebühr bekommt man so die wichtigen Unternehmensinformationen auf einen Blick. Innerhalb Deutschlands herrscht eine relativ große Transparenz und der Informationsgehalt des Auszugs ist sehr hoch, weswegen der Handelsregisterauszug als gute Informationsquelle für Basisinformationen gilt. Praktisches Beispiel wofür ein Handelsregisterauszug als Informationsquelle benötigt wird: Ein Unternehmen möchte Geschäftsbeziehungen zu einem anderen Unternehmen aufnehmen und sucht nun den verantwortlichen Geschäftsführer, oder den Bereichsleiter mit entsprechender Prokura. Diese Eintragung findet sich im Handelsregisterauszug.
Der Gesellschaftervertrag
Der Gesellschaftervertrag ist in einem Unternehmen mit Gesellschaftern der zentrale Vertrag mit dessen Hilfe die Rechte und Pflichten der einzelnen Gesellschafter geregelt werden. Weiterhin enthält er für außenstehende sehr nützliche Informationen wie die Frage der Haftung der einzelnen Gesellschafter, sowie deren Vertretungsmacht im Innen-, und Außenverhältnis. Im internen Bereich regelt er zusätzlich beispielsweise die Frage nach der Fortsetzung der Gesellschaftertätigkeit im Todesfall, sowie die Verteilung des Gewinns. Der Gesellschaftervertrag unterliegt den öffentlichen Gesetzen, in vielen Fällen auch dem Handelsgesetzbuch. Er kann formlos geschlossen werden, wird aber üblicherweise schriftlich fixiert und notariell beurkundet. Er muss notariell beglaubigt werden, wenn die Gesellschaftsform die einer GmbH, oder AG ist, und wenn einer der Gesellschafter ein Grundstück mit in das Unternehmen einbringt. Praktisches Beispiel wofür ein Gesellschaftervertrag als Informationsquelle benötigt wird: Ein Unternehmen möchte einen Gesellschafter aufgrund der Verletzung vertraglicher Pflichten verklagen, da dieser dem Anschein nach keine Berechtigung zur Vertretung seines Unternehmens im Außenverhältnis hatte. Diese Festlegung findet sich im Gesellschaftervertrag und ist gegenüber Dritten rechtswirksam.
Die Gesellschafterliste
Die Gesellschafterliste ist für Unternehmen die als GmbH firmieren ein verpflichtender Eintrag in das Handelsregister. Sie ist kein Bestandteil des Handelsregisterauszuges, kann aber gesondert angefordert werden und gibt genaue Informationen über die Anzahl der Gesellschafter. In ihr müssen die Gesellschafter mit vollem Namen, und mit dem Wert ihrer Anteile aufgelistet sein. Auch juristische Personen müssen als Gesellschafter eingetragen werden. Sie ist stets aktuell zu halten und benötigt eine notarielle Beurkundung. Auch kleine Veränderungen wie die Änderung des Wohnorts eines Gesellschafters, müssen unverzüglich angezeigt, notariell beurkundet und in das Handelsregister eingetragen werden. Auch der Verkauf, oder der Rückkauf von Anteilen der Gesellschafter muss unverzüglich angezeigt werden. Eine Gesellschafterliste kann auch in engen Grenzen für eine Bonitätsauskunft herangezogen werden. Die eingetragenen Werte der Gesellschaftsanteile dienen in ihre Summe der Ermittlung der maximalen Haftung eines Unternehmens. Praktisches Beispiel wofür eine Gesellschafterliste als Informationsquelle benötigt wird: Ein Investor möchte gerne Anteile an einer GmbH erwerben. Um sicherzugehen das sein Handelspartner auch wirklich im Besitz dieser Anteile ist kontrolliert der Investor die Gesellschafterliste und hat so Rechtssicherheit für seine Geschäfte.
Die Bilanz
Die Bilanz ist der Jahresabschluss eines Unternehmens und spiegelt dessen Erfolg im vergangenen Geschäftsjahr wieder. Sie dient mitunter Analysten als indirekte Bonitätsauskunft über ein Unternehmen. Je nach Firmierung müssen Unternehmen gesonderte Regeln bei der Erstellung einer Bilanz beachten. Sie hat drei Funktionen (Dokumentationsfunktion, Gewinnermittlungsfunktion, Informationsfunktion), mit deren Hilfe Anleger und Geschäftspartner über die Entwicklung des Unternehmens informiert werden sollen. In Deutschland muss die Bilanz einheitlich nach §266 HGB gegliedert sein und dementsprechend eindeutig veröffentlicht werden. Um die Bilanzwerte richtig ermitteln zu können müssen sich die Unternehmen zusätzlich an die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und Bilanzierung halten und dürfen nur entsprechend qualifiziertes Personal mit der Erstellung beauftragen. Die Bilanz muss im Rahmen des HGB von bestimmten Unternehmen im Bundesanzeiger veröffentlicht werden. Diese offenlegungspflichtigen Gesellschaften (u.a. AG, OHG, KG) müssen die Bilanz spätestens 12 Monate nach dem Abschlussstichtag abgeben, börsennotierte Unternehmen innerhalb von 4 Monaten. Kleinere Unternehmen mit einer maximalen Bilanzsumme von 350.000EUR, oder einem Jahresumsatz von nicht mehr als 700.000EUR können die Bilanz auch wahlweise beim Unternehmensregister hinterlegen. Ist die Bilanz hinterlegt, so können Interessenten diese nur gegen eine Gebühr abrufen. Praktisches Beispiel wofür eine Bilanz als Informationsquelle benötigt wird: Ein Investor möchte sich gerne am Aktienmarkt Anteile eines Unternehmens kaufen. Er benötigt als Information für seine Anlagen eine Bonitätsauskunft, sowie Informationen über die wirtschaftliche Entwicklung der letzten Jahre. Er lädt sich die Bilanzen des Unternehmens der letzten fünf Jahre herunter, um so eine Übersicht über die Entwicklung des Unternehmens innerhalb der letzten Jahre zu haben, und hat so eine Grundlage für langfristige Analysen.